Mitarbeitende Administration / HR & Kundendienst 70%

Als Mitarbeitende in der Administration und im Kundendienst bist du eine zentrale Ansprechperson für Kunden, Standortverantwortliche, Geschäftsleitung, Marketing und Geschäftspartner eines Unternehmens mit mehreren Standorten sowie allgemein das organisatorische Rückgrat der Standorte. Du sorgst im Hintergrund dafür, dass Prozesse rund um Anfragen, Vertragsabschlüsse, Verwaltung und Kommunikation reibungslos laufen – mit einem offenen Ohr, klarer Struktur und viel Herz. Gleichzeitig bist du am Telefon, per E-Mail und über WhatsApp die überzeugende Stimme, die aus Anfragen von Kunden echte Vertragsabschlüsse macht – mit Verkaufstalent, Gesprächssicherheit und einem feinen Gespür für die Bedürfnisse der Kunden.

Administration & HR Administration

• Erstellung, Verwaltung und Ablage von Kundenverträgen
• Pflege von Datenbanken / Verwaltungssoftware
• Kontrolle und Bearbeitung von Ein- und Austritten (inkl. Kündigungsmanagement)
• Rechnungsstellung von diversen Dienstleistungen
• Bedarfsweise Kommunikation mit Kunden, Ämtern und Behörden
• Bearbeitung eingehender Korrespondenz (E-Mail und Post)
• Zusammenarbeit mit Standortverantwortlichen, Geschäftsleitung und Marketing
• Bearbeitung von Kreditoren
• Debitorenkontrolle
• Mahnwesen
• Zusammenarbeit mit der Buchhaltung
• Erfassung und Pflege der Mitarbeiterstammdaten
• Überwachung der Geburtstage und Firmenjubiläen (Mail & Gutschein)

Kundendienst

• Erstanlaufstelle für Anfragen von Kunden (telefonisch, E-Mail und WhatsApp): kompetent, freundlich und verkaufsorientiert
• Auskunft und Beratung zu Dienstleistungen, Öffnungszeiten, Gebühren etc. mit dem Ziel, Kunden optimal zu begleiten und für das Dienstleistungsangebot zu begeistern
• Begleitung von Kunden bei der Wahl der passenden Dienstleistung: das Angebot überzeugend präsentieren und Interessent:innen kompetent bis zum Vertragsabschluss begleiten, am Telefon, per E-Mail und über WhatsApp
• Aufnahme von potenziellen Kundendaten
• Professionelles Nachfassen (Follow-up) bei Interessent:innen
• Versand von Kundeninformationen, Verträgen, Bescheinigungen und anderen Dokumenten/Unterlagen (E-Mail und Post)
• Bearbeitung von Reklamationen oder Anliegen in Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung
• Begleitung neuer Kunden während des Vertragsabschlussprozesses und Starts (administrative Fragen)
• Koordination von Kundenbesichtigungen in Zusammenarbeit mit anderen Stellen
• Verwaltung und Vergabe von Dienstleistungen in Abstimmung mit den Standortverantwortlichen

Soft Skills & Anforderungen in der Rolle

• Mindestens 35 Jahre alt
• Nachgewiesene Kundendienst-Erfahrung (schriftlich per E-Mail und WhatsApp sowie telefonisch) ist zwingend erforderlich
• Verkaufstalent und Abschlussstärke: Du kennst wirkungsvolle Beratungs- und Verkaufstechniken und setzt sie so ein, dass sich Kunden bestens beraten fühlen
• Keine Scheu vor aktiver Kundenansprache: du gehst auf Menschen zu, statt auf Anfragen zu warten
• Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise
• Einfühlungsvermögen im Umgang mit Kunden
• Verschwiegenheit & professioneller Umgang mit sensiblen Daten
• Eigenständigkeit, Verantwortungsbewusstsein & Teamgeist
• Versierter Umgang mit Microsoft-Office-Programmen (Outlook, Word und Excel)
• Ausgeprägtes vernetztes Denken
• Sprachen: Deutsch (mündlich und schriftlich sehr gut), Englisch (mündlich und schriftlich gut)
• Grundkenntnisse im HR-Bereich von Vorteil (keine Lohnbuchhaltung oder Sozialversicherungsabrechnungen)