Per 01.11.2026 oder nach Vereinbarung:
Du bist jemand, auf den man sich verlassen kann – zuverlässig, gewissenhaft und gewillt, Aufgaben sauber und strukturiert zu bewältigen. Dann ist diese Stelle genau das Richtige für dich.
Als Sachbearbeiter/in wirst du für die Vorbereitung und Begleitung von Projekten zuständig sein, damit unsere Spezialisten diese professionell übernehmen können. Du arbeitest genau nach Vorgaben, stellst sicher, dass alle notwendigen Unterlagen vollständig und korrekt vorliegen, und dokumentierst den Status. Dabei dienst du als wichtige Schnittstelle zwischen internen Stakeholdern sowie als Ansprechperson für externe Stellen.
Das bringst du mit
- Kaufmännische Berufslehre oder gleichwertige Ausbildung
- Erfahrungen in der Verwaltung, Sachbearbeitung oder ähnlichen Bereichen
- Interesse an organisatorischen Fragestellungen und Prozessoptimierung
- Sehr exakte und selbständige Arbeitsweise
- Hohe Zuverlässigkeit und Gewissenhaftigkeit
- Sehr gute Kenntnisse in MS Excel und Word
- Stilsicher in deutscher Sprache
- Hohe Integrität und gutes Auftreten
- Freundliche, aber bestimmte Kommunikationsfähigkeit gegenüber externen Partnern
- Konsequenz und Durchhaltevermögen bei Nachverfolgungsaufgaben
Deine Aufgaben
- Eigenverantwortliche Sachbearbeitung und Dokumentation von Verwaltungsvorgängen nach klaren Vorgaben
- Koordination und Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern
- Bearbeitung von Anfragen und Anliegen nach Vorgaben und Checklisten
- Datenverwaltung und Pflege von Dokumenten in digitalen Systemen
- Zusammenstellung von Berichten und Übersichten
- Einholung von erforderlichen Unterlagen und Dokumenten bei externen Firmen
- Konsequente Nachverfolgung offener Anfragen mit freundlicher, aber bestimmter Kommunikation
Was dich erwartet
- Eine strukturierte Tätigkeit mit klaren Aufgaben und Prozessen
- Modernes Büro an zentraler Lage (Haltestelle Kalkbreite / Bahnhof Wiedikon)
- Ein aufgestelltes und sehr kollegiales Team
- Abwechslungsreiche Aufgaben im administrativen Bereich
Was Dich sonst noch interessieren könnte
- ZUVERLÄSSIGKEIT ALS KERNKOMPETENZ: Diese Stelle lebt von Zuverlässigkeit. Du arbeitest nach klaren Vorgaben und Prozessen und sorgst dafür, dass Aufgaben gewissenhaft und fehlerfrei erledigt werden. Auf dich muss man sich verlassen können – das ist die Grundlage unserer erfolgreichen Zusammenarbeit mit Kunden und Partnern.
- STILSICHERHEIT IN DEUTSCH: Die Tätigkeit erfordert grundsätzlich keine umfassende Schreibtätigkeit. Stilsicherheit benötigst du jedoch für die Korrespondenz und bei der Unterstützung in den Projekten.
- EXCEL & WORD: Praxis im Umgang mit Excel und Word für Datenerfassung, einfachere bis mittelkomplexe Formeln und Formatierungen.
- AUSBILDUNG & BERUFSERFAHRUNG: Die Sachbearbeitung erfordert Verständnis für organisatorische Zusammenhänge und Prozesse. Eine kaufmännische oder ähnliche Ausbildung hilft dir, die Abläufe einzuordnen und Anforderungen zu verstehen.
- EXTERNE KOMMUNIKATION & NACHVERFOLGUNG: Ein wichtiger Teil deiner Tätigkeit ist das Einholung von erforderlichen Unterlagen und Dokumenten bei externen Firmen. Dies erfordert eine freundliche, aber bestimmte Kommunikation. Du musst die Balance halten zwischen Höflichkeit und Konsequenz. Es geht darum, Anfragen klar zu formulieren, Deadlines zu setzen und dann dran zu bleiben – auch wenn Antworten ausbleiben oder verzögert werden. Dies verlangt Durchhaltevermögen, diplomatisches Geschick und die Fähigkeit, höflich aber nachdrücklich zu bleiben, um die notwendigen Unterlagen rechtzeitig zu erhalten.
- BEWERBUNGSPROZESS: Nach Erhalt deiner Unterlagen folgen zwei Gesprächsrunden. Im ersten Gespräch stehen deine Persönlichkeit und die Tätigkeitsbeschreibung im Fokus; wir prüfen zudem einige der geforderten Fähigkeiten in einem kurzen Assessment (20 Min.). Im zweiten Gespräch erhältst du einen tieferen Einblick in die Aufgabenstellung, offene Fragen werden geklärt, du lernst die Kollegen kennen und wir überprüfen gemeinsam, ob die gegenseitigen Erwartungen erfüllt werden.
Wer sind wir
Wir sind ein junges Team (Altersdurchschnitt ca. 37 Jahre). Die rund 10 Mitarbeitenden der PRÜFAG Lohnbuchkontrollen AG und der Schwestergesellschaften PRÜFAG Wirtschaftsprüfung AG und PRÜFAG Advisory AG überzeugen ihre Kunden täglich von ihrer Professionalität. Wir legen Wert auf Teamgeist und Qualität. Wir leben eine offene Umgangskultur mit sehr flachen Hierarchien. Leistungsorientierung und Menschlichkeit tragen zum Erfolg bei.
Bist Du weiterhin interessiert und hast noch Fragen?
Wir freuen uns auf Deine vollständigen Bewerbungsunterlagen, welche Du per E-Mail an Insa (jobs@pruefag.ch) senden kannst. Für Auskünfte steht dir Lobo unter Tel. +41 58 733 00 50 gerne zur Verfügung.
Für diese Position berücksichtigen wir keine Bewerbungen von Stellenvermittlern.