Als Executive Assistant unterstützt du die Geschäftsleitung, das Senior Management sowie ausgewählte Gremien in organisatorischen, administrativen und koordinativen Aufgaben. Du sorgst für effiziente Abläufe, behältst komplexe Themen und Prioritäten im Überblick und stellst eine professionelle Vor- und Nachbereitung von Entscheidungen, Sitzungen und Projekten sicher.
In deiner Funktion agierst du als vertrauensvolle Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Mitarbeitenden und externen Anspruchsgruppen. Du denkst vorausschauend, erkennst Prioritäten und Handlungsbedarf frühzeitig und sorgst dafür, dass relevante Themen, Informationen und Entscheidungen zur richtigen Zeit die notwendige Aufmerksamkeit erhalten. Dabei bereitest du Informationen adressatengerecht auf, koordinierst und priorisierst Anliegen mit hoher Eigenverantwortung und unterstützt die Geschäftsleitung durch proaktives Handeln und ein ausgeprägtes Verständnis für geschäftliche Zusammenhänge. Gleichzeitig förderst du eine klare und transparente Kommunikation, stärkst die bereichsübergreifende Zusammenarbeit und trägst aktiv dazu bei, unsere Unternehmenswerte, Strategien und kulturellen Initiativen im Unternehmen sichtbar und erlebbar zu machen.
- Organisation, Koordination und administrative Begleitung von Meetings, Sitzungen und Gremien auf Geschäftsleitungs-, Senior Management- und Verwaltungsratsebene
- Planung und Verwaltung wiederkehrender Meeting- und Gremienzyklen
- Erstellung von Protokollen, Entscheidungsgrundlagen, Präsentationen, Analysen und Managementunterlagen
- Koordination und Nachverfolgung von Aufgaben, Entscheidungen und Massnahmen aus Meetings, Projekten und Gremien
- Unterstützung der Geschäftsleitung und des Senior Managements bei organisatorischen, administrativen und bereichsübergreifenden Aufgabenstellungen
- Unterstützung ausgewählter Führungskräfte im Korrespondenz- und E-Mail-Management sowie selbständige Vorbereitung und Bearbeitung anspruchsvoller Kommunikationsthemen in deren Auftrag
- Unterstützung der Geschäftsleitung und des Senior Managements in der internen und externen Kommunikation, einschliesslich Aufbereitung komplexer Themenstellungen, Verfassen von Korrespondenz, Sicherstellung eines effizienten Informationsflusses sowie Kommunikation im Namen von Führungskräften gegenüber Mitarbeitenden, Kunden, Geschäftspartnern und weiteren Anspruchsgruppen
- Mitwirkung bei der Entwicklung und Erstellung von Richtlinien, Organisationsunterlagen, Vorlagen, Präsentationen und Dokumentationen
- Unterstützung bei bereichsübergreifenden Projekten, organisatorischen Initiativen und Veränderungsvorhaben
- Mitarbeit bei Compliance-, Audit-, Governance- und Dokumentationsthemen
- Organisation und administrative Begleitung von Workshops, Managementveranstaltungen und internen Anlässen
Requirements
- Weiterbildung im Bereich Organisation, Assistenz, Office Management, Projektkoordination oder Betriebswirtschaft
- Mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant, im Office Management
- Sehr versierter Umgang mit Microsoft 365 (insbesondere Outlook, Teams, PowerPoint und Word) sowie hohe digitale Affinität; erste Erfahrungen im Einsatz von KI-gestützten Arbeitsmitteln sind von Vorteil
- Ausgeprägte Kommunikationsstärke sowie die Fähigkeit, Managemententscheide, Strategien und komplexe Sachverhalte adressatengerecht aufzubereiten und für unterschiedliche Anspruchsgruppen verständlich zu vermitteln
- Erfahrung in der Organisation und Koordination von Sitzungen, Veranstaltungen, Projekten oder Gremien
- Stilsichere Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Hohe Eigeninitiative sowie eine selbständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
- Ausgeprägtes Organisationsgeschick kombiniert mit einer hohen Dienstleistungs- und Serviceorientierung
- Vernetztes Denken sowie sehr gute Priorisierungs-, Planungs- und Koordinationsfähigkeiten
- Professionelles Auftreten, hohe Diskretion und ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
- Flexibilität, Hands-on-Mentalität und Freude daran, in einem dynamischen Umfeld unterschiedlichste Themen parallel zu begleiten
Benefits
- Gübelin Pensionskasse
- Dienstalterszulagen
- Kostenlose Getränke
- Attraktiver Ferienanspruch
- Zusätzliche Brückentage