Mitarbeiter:in Hochschulsekretariat 60 %

Sie haben den Überblick und sind gerne mittendrin? Werden Sie Teil unseres Hochschulsekretariats, als zentrale Empfangs- und Informationsstelle der ZHAW. Mit Ihrer kommunikativen Art, Ihrem Organisationstalent und guten Gespür für Menschen behalten Sie in unserem lebendigen Hochschulumfeld den Überblick und erbringen vielfältige Dienstleistungen für unsere internen sowie externen Kunden. Wenn Sie sich angesprochen fühlen und Ihre Passion für Dienstleistung in unser Team einbringen möchten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Departement:

Finanzen & Services

Arbeitsbeginn:

Ab 1. November 2026 oder nach Vereinbarung

Aufgaben

• Bedienung der Telefonzentrale und des Empfangsschalters sowie Bearbeitung des zentralen Emaileingangs
• Diverse administrative Tätigkeiten
• Bearbeitung von Raumreservationen (intern/extern) erstellen entsprechender Mietunterlagen (Abklärungen, Verträge und Rechnungen)
• Parkplatzverwaltung
• Bearbeitung von Dienstverschiebungsgesuchen der Studierenden
• Bearbeitung Zimmerkontingente für Austauschstudierende
• Adressbereinigungen im CRM System
• Springerfunktion bei Abwesenheiten
• Bei Bedarf unterstützen Sie an einem Tag pro Woche das Team des Service Center am Schalter und in den Bereichen CampusCard und Printservices

Profil

• Kaufmännische Ausbildung oder adäquate Grund- und Weiterbildung
• Stilsichere Ausdrucksweise in Deutsch und Englisch (mindestens First Ceritifcate) in Wort und Schrift, weitere Fremdsprachen von Vorteil
• Versierter Umgang sowie Affinität in der Anwendung von Software-Anwendungen (MS-Office-Produkte)
• Teamplayer-/in, freundlich, kompetent, selbstständig und hilfsbereit
• Dienstleistungsorientierte und kommunikative Persönlichkeit
• Hohe Flexibilität und bereit, nach Absprache Einsatztage resp. Pensum bei Abwesenheiten auch kurzfristig anzupassen
• Wir suchen eine kunden- und dienstleistungsorientierte Wiedereinsteigerin im Alter von 40 bis 45 Jahren, welche Freude an einem lebhaften Umfeld hat und auch in hektischen Situationen den Überblick behält.
• Die Einsatzzeiten verteilen sich auf drei Tage in der Woche, aktuell Freitag fix und die anderen Tage nach Rücksprache

Dafür stehen wir

Die ZHAW Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften ist mit über 14'000 Studierenden und über 11'000 Weiterbildungsteilnehmenden sowie mit rund 3'700 Mitarbeitenden eine der grössten Mehrsparten-Fachhochschulen der Schweiz.

Das Departement Finanzen & Services bildet die Supporteinheit für die gesamte ZHAW mit den Disziplinen Finanzen & Controlling, Facility Management, Information and Communication Technology, Human Resources und Hochschulbibliothek.

Das Facility Management der ZHAW stellt mit seinen rund 87 Mitarbeitenden die FM-Dienstleistungen für die gesamte Fachhochschule sicher. Innerhalb der FM-Organisation ist das Shared Service Center die zentrale Stelle für standortübergreifende FM-Dienstleistungen der ZHAW, von wo aus Services wie Zutrittsverwaltung, Copy Center, Post, Campus Card, Verpflegung, Hochschulsekretariat und Mobilität kundenorientiert angeboten werden.

Das Hochschulsekretariat ist die ZHAW-übergreifende Auskunftsstelle nach innen wie nach aussen. Es bietet seinen Kunden einen professionellen und kundenorientierten Service und hilft ihnen, die richtigen Ansprechpersonen innerhalb der ZHAW zu finden.

Die ZHAW setzt sich für geschlechtergemischte und diverse Teams ein, um Gleichstellung, Vielfalt und Innovation zu fördern. Um den Frauenanteil in Führungspositionen zu erhöhen, sind Bewerbungen von Frauen besonders willkommen.

Das bieten wir an

Wir bieten hochschulgerechte Arbeits- und Anstellungsbedingungen und fördern aktiv die Personalentwicklung unserer Mitarbeitenden und Führungspersonen. Eine detaillierte Beschreibung der Vorteile finden Sie auf der Seite Arbeiten an der ZHAW. Hier die wichtigsten Eckpunkte:

Kontakt

Jrene Freiesleben
Leitung Hochschulsekretariat

+41 58 934 71 71

Xenia Binner
Recruiting Manager