Sachbearbeiter/in Administration & Assistenz GL (60%)

Die Dampfwaren AG (Smokee) ist ein wachsendes Schweizer Handelsunternehmen im Genuss- und Fachhandelssegment (Vapes, Shisha, Tabak, CBD, Snus). Mit aktuell 8 Filialen und einem Webshop steuern wir unser gesamtes Omnichannel-Geschäft direkt aus unserem Hauptsitz und Zentrallager beim Seetalplatz in Luzern. Bei uns geht es pragmatisch, direkt und zupackend zu. Um unsere Geschäftsleitung im Tagesgeschäft wirksam von der operativen Verwaltung zu entlasten, suchen wir ein verlässliches, bodenständiges Organisationstalent.

Du übernimmst das administrative Zepter im Backoffice unseres Zentrallagers. Du führst die Administration eigenständig, bändigst den Papier- und Belegfluss, steuerst die Schnittstelle zu unserer externen Treuhand geräuschlos und hältst der Geschäftsleitung den Rücken frei.

Finanz- & Treuhand-Vorbereitung: Du prüfst, kontierst und verarbeitest alle Kreditorenrechnungen digital, bereitest Monatsabschlüsse vor und kontrollierst die monatlichen Zeiterfassungen sowie Arbeitsrapporte unseres Personals.

Posteingangs-Management (office@): Du bewirtschaftest die zentrale Inbox eigenverantwortlich, erledigst administrative Anfragen direkt und hältst Störfaktoren vom CEO fern.

HR- & Stammdaten-Pflege: Aufbereitung der Arbeitsverträge, Vorbereitung der Lohndaten für die Treuhand sowie Pflege der Lieferantenstammdaten im ERP-System.

Backoffice im Gewerbeumfeld: Du hast kein Problem damit, dass dein Büro direkt an unser Zentrallager angegliedert ist. Du sorgst für Struktur, Ordnung in der Ablage und reibungslose Schnittstellen zwischen Büro, Lager und Filialen.

Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung (KV EFZ) oder fundierte mehrjährige Erfahrung in der KMU- oder Handels-Administration.

Bodenständiges «Hands-on»-Mindset: Du fühlst dich in einem dynamischen Handels- und Lagerumfeld wohl und hast Freude daran, Struktur und Ordnung im administrativen Alltag zu schaffen.

Digital-Affinität: Versierter Umgang mit MS 365 (Outlook, Excel) sowie Bereitschaft, mit modernen digitalen Beleg-Tools und ERP-Systemen zu arbeiten.

Exakte Arbeitsweise: Gewissenhaftigkeit beim Prüfen von Zahlen, Belegen und Zeiterfassungen.

Kommunikationsstärke: Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift sowie eine direkte, lösungsorientierte Kommunikation.

Echte Entlastungs-Rolle: Ein klares, eigenverantwortliches Aufgabengebiet, in dem du eigene Strukturen etablieren kannst.

Unkomplizierte Kultur: Kurze Entscheidungswege, bodenständige Macher-Mentalität und direkte Kommunikation mit der Geschäftsleitung.

Planbare Arbeitszeiten: Fixes 60%-Pensum mit flexibler Absprache der Arbeitstage.

Interessiert?

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