Executive Assistant (40-60 %)

Über uns

Die Mereas GmbH entwickelt, saniert und vermarktet Wohnliegenschaften im Raum Basel. Unser Fokus liegt auf der Entwicklung von Altbauliegenschaften, der Begründung von Stockwerkeigentum sowie der hochwertigen Sanierung von Wohnimmobilien.

Wir denken unternehmerisch, treffen Entscheidungen pragmatisch und entwickeln unser Unternehmen konsequent weiter. Aktuell bauen wir unsere internen Prozesse neu auf und setzen verstärkt auf Digitalisierung, Automatisierung und künstliche Intelligenz. Dafür suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, welche diesen Weg aktiv mitgestaltet.

Ihre Aufgaben

Sie unterstützen die Geschäftsleitung in administrativen und organisatorischen Aufgaben und sorgen dafür, dass Projekte effizient vorbereitet und begleitet werden.

Zu Ihren Hauptaufgaben gehören:

• Selbstständige Organisation und Koordination administrativer Abläufe
• Eigenständige Terminplanung und Organisation
• Vorbereitung von Unterlagen für Banken, Notare, Käufer und Geschäftspartner
• Unterstützung bei Immobilienprojekten von der Planung bis zum Verkauf
• Administrative Begleitung von Kaufverträgen, Finanzierungen und Beurkundungen
• Organisation und Nachverfolgung von Pendenzen
• Unterstützung bei der Weiterentwicklung und Digitalisierung unserer Prozesse
• Aktive Mitarbeit beim Einsatz von Microsoft 365, Copilot und KI-Lösungen zur Effizienzsteigerung
• Allgemeine organisatorische Unterstützung der Geschäftsleitung
• Rechnungskontrolle und Zahlungsverkehr
• Personal

Ihr Profil

Sie arbeiten gerne selbstständig, denken mit und erkennen Aufgaben, bevor man Sie darauf hinweisen muss.

Sie bringen idealerweise mit:

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung in der Administration
• Erfahrung im Immobilien-, Architektur- oder Bauwesen von Vorteil
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, Teams)
• Interesse an Digitalisierung, Prozessoptimierung und künstlicher Intelligenz
• Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise
• Organisationsgeschick und hohe Eigenverantwortung
• Freundliches und professionelles Auftreten
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Was wir bieten

• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung
• Hohe Eigenverantwortung und kurze Entscheidungswege
• Ein modernes Arbeitsumfeld mit Fokus auf Digitalisierung und Innovation
• Die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und Verantwortung zu übernehmen
• Langfristige Perspektive in einem wachsenden Unternehmen
• Ein motiviertes und unternehmerisches Umfeld, in dem Ideen willkommen sind

Wen wir suchen

Wir suchen keine klassische Assistentin, die auf Anweisungen wartet.

Wir suchen eine Persönlichkeit, die gerne organisiert, mitdenkt, Verantwortung übernimmt und Freude daran hat, ein Unternehmen aktiv weiterzuentwickeln. Wenn Sie gerne strukturiert arbeiten, digitale Lösungen spannend finden und den Überblick behalten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Interessiert?

Dann senden Sie uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen mit Lebenslauf, Zeugnissen und Ihrem frühestmöglichen Eintrittstermin.

Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen.