Mitarbeiterin / Mitarbeiter Personaladministration und Rekrutierung (100 %)

Die mr. clean facility solutions ag ist ein moderner Schweizer Dienstleister für Gebäudereinigung und Facility Services. Wir schaffen saubere, sichere und gepflegte Räume, in denen Menschen sich wohlfühlen und Immobilien langfristig ihren Wert behalten. Mit nachhaltigen Verfahren, modernster Technik und klaren Qualitätsprozessen setzen wir neue Massstäbe im Facility Management.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte Persönlichkeit als

Mitarbeiterin / Mitarbeiter Personaladministration und Rekrutierung (100 %).

Deine Rolle

Du behältst auch in einem dynamischen Arbeitsumfeld den Überblick, arbeitest strukturiert und zuverlässig und legst Wert auf eine präzise Personaladministration? Du kommunizierst gerne mit Menschen, kannst dich durchsetzen und findest auch bei kurzfristigen Änderungen pragmatische Lösungen?

Dann bist du bei uns richtig!

Für unseren Bereich Unterhaltsreinigung suchen wir eine engagierte und organisationsstarke Persönlichkeit, die unsere Bereichsleiterin in der Rekrutierung, der Betreuung unserer Mitarbeitenden und der gesamten Personaladministration unterstützt.

Die mr. clean facility solutions ag ist ein etabliertes Unternehmen in den Bereichen Gebäudereinigung und Facility Services. In dieser Funktion stellst du sicher, dass unsere Personalprozesse reibungslos funktionieren: von der Rekrutierung und dem Eintritt neuer Mitarbeitender über die laufende Personaladministration bis hin zur korrekten und termingerechten Vorbereitung der Lohndaten. Du bist direkt der Bereichsleiterin Unterhaltsreinigung unterstellt und arbeitest eng mit den Objektleitungen, HR und der Lohnbuchhaltung zusammen.

Deine Aufgaben

1. Rekrutierung und Eintritte

• Stelleninserate erstellen, veröffentlichen und auf geeigneten Plattformen bewirtschaften.
• Bewerbungen prüfen, Bewerbende kontaktieren sowie Vorstellungsgespräche organisieren und durchführen.
• Neue Mitarbeitende für die Unterhaltsreinigung in Zusammenarbeit mit der Bereichsleiterin rekrutieren.
• Arbeitsverträge und Vertragsänderungen gemäss internen Vorgaben und unter Berücksichtigung des GAV der Reinigungsbranche erstellen.
• Eintrittsunterlagen vorbereiten, auf Vollständigkeit prüfen und Personaldaten im System erfassen.
• Die Einführung neuer Mitarbeitender mit den zuständigen Objektleitungen koordinieren und bei Bedarf vor Ort unterstützen.

2. Personaladministration und Mitarbeiterbetreuung

• Personaldossiers und Stammdaten im ERP-System aktuell, vollständig und korrekt halten.
• Mitarbeiterkorrespondenz, Bestätigungen sowie Zwischen- und Arbeitszeugnisse erstellen.
• Kündigungsschreiben nach erfolgtem Entscheid vorbereiten und Austritte administrativ abwickeln.
• Mitarbeitende bei Fragen zu Ferien, Arbeitszeiten, Absenzen und Personalunterlagen unterstützen.
• Probezeit- und Mitarbeitergespräche gemäss internen Vorgaben organisieren, teilweise selbständig durchführen und dokumentieren.
• Schulungen für das Reinigungspersonal koordinieren und die Teilnahme dokumentieren.

3. Arbeitszeiten und Lohnvorbereitung (Schnittstelle Payroll)

• Arbeitsstunden, Rapporte, Ferien und weitere Absenzen der im Stundenlohn beschäftigten Mitarbeitenden kontrollieren.Sollstunden sowie Mehr- und Minderstunden überprüfen und Unstimmigkeiten mit den zuständigen Stellen klären.Sämtliche Stunden und lohnrelevanten Angaben vollständig, korrekt und termingerecht für den monatlichen Lohnlauf vorbereiten.Fehlende Angaben und notwendige Korrekturen proaktiv mit Mitarbeitenden, Objektleitungen und der Lohnbuchhaltung abstimmen.Rapporte und Stundenübersichten gemäss den internen Abläufen erstellen und versenden.

4. Ferienplanung und Personaleinsatz bei Ausfällen

• Ferienübersichten führen und die Ferienplanung mit den zuständigen Objektleitungen koordinieren.Ferienanträge prüfen und im Rahmen der übertragenen Kompetenzen bewilligen oder ablehnen.
• Ferienvertretungen für den gesamten Kundenstamm der Unterhaltsreinigung organisieren, mit den Objektleitungen abstimmen und die geplanten Einsätze nachverfolgen.
• Sicherstellen, dass vereinbarte Vertretungseinsätze zuverlässig wahrgenommen werden, und bei Ausfällen rechtzeitig Ersatz organisieren.
• Ersatzpersonal bei Krankheit und anderen kurzfristigen Abwesenheiten rasch und flexibel koordinieren.
• Eng mit der Bereichsleiterin, den Objektleitungen, HR und der Lohnbuchhaltung zusammenarbeiten.

Das bringst du mit

• Eine kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation beziehungsweise praktische Erfahrung in der Personaladministration.
• Erfahrung in der Rekrutierung und Mitarbeiterbetreuung, idealerweise mit Stundenlohnpersonal oder gewerblichen Mitarbeitenden.
• Gute Kenntnisse in der Zeiterfassung und Erfahrung in der Vorbereitung von Lohndaten.
• Eine Weiterbildung als HR-Assistentin oder HR-Assistent ist von grossem Vorteil.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; weitere Sprachkenntnisse, insbesondere Portugiesisch, Spanisch oder Italienisch, sind ein grosses Plus.
• Gute Anwenderkenntnisse in Outlook, Word und Excel sowie Freude am Umgang mit ERP- und Zeiterfassungssystemen.
• Eine exakte, strukturierte, selbständige und belastbare Arbeitsweise.
• Ein freundliches, verbindliches und zugleich durchsetzungsstarkes Auftreten.
• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Personaldaten.
• Hohe Flexibilität, Organisationstalent und die Fähigkeit, auch bei kurzfristigen Personalausfällen den Überblick zu behalten.
• Erfahrung in der Reinigungsbranche ist von Vorteil.

Das erwartet dich

• Dich erwartet eine vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit mit den Schwerpunkten Personaladministration, Rekrutierung, Lohnvorbereitung und Personaleinsatzplanung.
• Du arbeitest eng mit der Bereichsleiterin Unterhaltsreinigung zusammen und stehst in regelmässigem Austausch mit unseren Mitarbeitenden und Objektleitungen. Dabei kannst du deine organisatorischen Fähigkeiten, deine Kommunikationsstärke und dein HR-Fachwissen gezielt einsetzen.
• Du übernimmst eine wichtige Drehscheibenfunktion und trägst wesentlich dazu bei, dass unsere Personalprozesse im anspruchsvollen Tagesgeschäft effizient, zuverlässig und termingerecht funktionieren.

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem dynamischen Unternehmen
• Moderne Arbeitsumgebung und digitale Prozesse
• Attraktive Anstellungsbedingungen und Sozialleistungen
• Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten
• Ein motiviertes und kollegiales Team
• Gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln

Interessiert?

Dann freuen wir uns auf deine vollständige Bewerbung mit Lebenslauf und Arbeitszeugnissen sowie Angaben zu deinem frühestmöglichen Eintrittstermin.

Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!

Deine Ansprechsperson:
Lucia D'Amico