Assistent / Assistentin des Geschäftsführers

1. Positionsbezeichnung

Assistent / Assistentin Geschäftsführung AVIA INTERNATIONAL

2. Stellung in der Organisation

Die Position ist organisatorisch dem Geschäftsführer AVIA INTERNATIONAL unterstellt; weisungsberechtigt ist zudem der Präsident der AVIA INTERNATIONAL. Der/die Stelleninhaber(in) arbeitet daneben direkt und kooperativ mit dem Vorstand, den Delegierten sowie dem übrigen Team zusammen.

Da der Geschäftsführer häufig auswärts unterwegs ist, setzt die Rolle ein hohes Mass an Selbständigkeit, Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein voraus: der/die Stelleninhaber(in) erkennt Handlungsbedarf eigenständig, trifft im vereinbarten Rahmen selbständig Entscheidungen und übernimmt in Abwesenheit des Geschäftsführers Verantwortung für einen reibungslosen Ablauf.

3. Aufgabenbereiche

• Sekretariats- und Organisationsaufgaben; selbständige Erstellung von Protokollen, Präsentationen und Statistiken sowie eigenständige oder stichwortbasierte Korrespondenz auf Deutsch, Englisch und Französisch (Italienisch von Vorteil)

• Führung der einfachen Buchhaltung (Fakturierung, Zahlungsverkehr, Kontierung) inklusive Quartals- und Jahresabschlüssen sowie Unterstützung bei der Vorbereitung der jährlichen Revision

• Organisation und Vorbereitung von Tagungen und Events im In- und Ausland sowie von Vorstands-, Vorstandsausschuss- und KommissionssitzungenSelbständige Protokollführung bei Vorstands- und Kommissionssitzungen, hauptsächlich in Englisch

• Organisation von Auslandsreisen für Geschäftsführer, Präsident und weitere Teammitglieder

• Kompetenter persönlicher, telefonischer und schriftlicher Kontakt zu den Landesorganisationen und deren Mitgliedern auf Deutsch, Englisch und Französisch

• Übersetzung von Korrespondenz, Einladungen, Traktandenlisten und Berichten nach Bedarf, selbständig oder in Zusammenarbeit mit Übersetzungsdiensten

• Mithilfe beim Auf- und Ausbau sowie bei der Pflege von Informationsdatenbanken

• Selbständige Bearbeitung von Spezialprojekten und -aufgaben nach Neigung und Eignung

• Stellvertretung für Teamkolleginnen und -kollegen von AVIA INTERNATIONAL sowie bei Bedarf für das Team der AVIA Vereinigung Schweiz (Bürogemeinschaft mit AVIA INTERNATIONAL)

4. Anforderungsprofil

• Kaufmännische Grundausbildung mit gutem Abschluss; Berufserfahrung ist von Vorteil, wird jedoch nicht zwingend vorausgesetzt – die Position eignet sich auch für motivierte und ambitionierte Berufseinsteiger/innen

• Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen, auch ins Ausland

• Erfahrung in der Protokollführung, insbesondere auf Englisch

• Buchhalterische Grundkenntnisse und Zahlenflair; Kenntnisse von Abaweb von Vorteil

• Stilsicheres Deutsch, sehr gute Englischkenntnisse (Advanced-Level) sowie gute Französischkenntnisse; weitere Sprachen von Vorteil

• Sicheres, kompetentes Auftreten im Kontakt mit Geschäftsinhabern, Mitgliederfirmen und Partnern auf allen Ebenen bis hin zum Vorstand, sowie Freude an der Arbeit in einem kleinen, motivierten Team

• Selbständigkeit und ausgeprägte Dienstleistungs- und Serviceorientierung

• Organisationstalent und Belastbarkeit

• Verantwortungsbewusstsein, Initiative, Flexibilität, Zuverlässigkeit und Teamgeist

• Sehr gute Anwenderkenntnisse in MS-Office, KI-Kenntnisse / KI-Affinität willkommen.