Service Coordination Specialist (m/w/d)

Der Service Coordination Specialist unterstützt den technischen Kundendienst und stellt eine zuverlässige administrative Abwicklung der Prozesse im Serviceinnendienst sicher. Zu den Schwerpunkten gehören die Bearbeitung von Kundenanfragen, Service- und Ersatzteilaufträgen, Serviceverträgen sowie die Fakturierung und Datenpflege. Die Funktion arbeitet eng mit Kunden, Servicetechnikern und internen Fachbereichen zusammen und trägt zu effizienten Abläufen und einer guten Datenqualität bei.

 Hauptaufgaben: 

• Bearbeitung schriftlicher und telefonischer Kundenanfragen sowie Unterstützung der Service-Hotline in deutscher und französischer Sprache

• Administrative Abwicklung von Serviceaufträgen einschließlich Fakturierung, Rechnungsversand, Gutschriften und Stornierungen

• Abrechnung von Fremddienstleistungen und weiteren servicerelevanten Leistungen

• Betreuung des Ersatzteilgeschäfts von der Angebotserstellung und Auftragserfassung bis zur Fakturierung und Retouren-Bearbeitung

• Verwaltung und Fakturierung von Serviceverträgen in Zusammenarbeit mit Kunden und internen Schnittstellen

• Durchführung und Überwachung von Material-, Nachschub- und Bestandsprozessen im SAP-System, einschließlich Materialrückgaben und Fahrzeuginventuren

Anforderungen: 

• Kaufmännische oder technische Grundausbildung beziehungsweise eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Kundendienst, Serviceinnendienst oder in einer vergleichbaren administrativen Tätigkeit
• Erfahrung in der Auftragsabwicklung, Fakturierung und Datenpflege
• Gute Anwenderkenntnisse in einem ERP-System, idealerweise SAP, sowie sicherer Umgang mit Microsoft Office
• Gute Deutschkenntnisse und ausreichende Französischkenntnisse für die telefonische und schriftliche Kundenbetreuung
• Strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
• Freundlicher und serviceorientierter Umgang mit Kunden und internen Ansprechpartnern
• Fähigkeit, Aufgaben selbstständig zu bearbeiten und Prioritäten im Tagesgeschäft sinnvoll zu setzen
• Teamorientierung und Bereitschaft zur Zusammenarbeit mit verschiedenen internen Fachbereichen

• Bearbeitung und Koordination administrativer Service- und Systemprozesse sowie Klärung auftretender Unstimmigkeiten

• Pflege von Kunden-, Adress-, Equipment-, Stamm- und Bewegungsdaten

• Verwaltung servicerelevanter Dokumente, Zertifikate, Etiketten und Nachweise

• Sicherstellung der Stellvertretung in der Service-Disposition sowie Mitarbeit bei der kontinuierlichen Optimierung der administrativen Serviceprozesse