Office Manager:in Administration

ActVisual (Teil der BKW) entwickelt seit über 25 Jahren innovative Audio-/Video Integrations- und Videokonferenzlösungen für Spitäler, Justiz und internationale Unternehmen. Werde als Office Manager:inn Administration Teil unseres Teams!

Deine Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsleitung und der Projektleiter:innen in administrativen und organisatorischen Belangen
• Planung und Koordination von Terminen sowie Bearbeitung der Korrespondenz und des Dokumentenmanagements
• Bedienung der Telefonzentrale sowie Verwaltung von Telefon- und Mailboxen
• Ausführung allgemeiner Administrations- und Sekretariatsarbeiten
• Erstellung und Nachverfolgung von Offerten sowie termingerechte Rechnungsstellung
• Überwachung offener Pendenzen und Unterstützung bei deren Bearbeitung
• Vorbereitung und Kontierung von Kreditorenrechnungen
• Mitwirkung bei Monats- und Quartalsabschlüssen sowie Aufbereitung von Finanzdaten und Auswertungen
• Durchführung des Mahnwesens
• Verwaltung und Kontrolle der Zeiterfassungen
• Pflege von Kunden-, Projekt- und Stammdaten in Abacus sowie Sicherstellung einer hohen Datenqualität

Das bringst du mit

• Kaufmännische Grundausbildung
• Berufserfahrung in der Administration, idealerweise mit Erfahrung in der Buchhaltung
• Erfahrung mit ERP-Systemen, vorzugsweise Abacus
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse
• Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift; Englisch- und Französischkenntnisse sind von Vorteil
• Selbstständige, strukturierte und exakte Arbeitsweise
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung sowie Organisationstalent

Fragen zur Bewerbung

Olivia Ruggiero

Recruiting Coordinator

+41 58 477 28 55

Fragen zur Stelle

Aron Majdura

Leiter Operations

+41 44 922 11 11

Darauf kannst du dich freuen

Als verantwortungsvolle Arbeitgeberin bieten wir:

• faire und marktorientierte Vergütung
• massgeschneiderte Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• eine fortschrittliche Infrastruktur

Über uns

Die ActVisual GmbH ist die führende Anbieterin in der ganzen Schweiz für innovative Gesamtlösungen in den Bereichen Unified Communication, AudioVideo-Integration und Kommunikationstechnik! Seit über 20 Jahren sind wir spezialisiert auf innovative Videokonferenz-Dienstleistungen und planen und installieren modernste Audio-/Video-Technologien für Board- und Konferenzräume sowie multifunktionale Auditorien. Zu unseren Kunden zählen internationale Grossunternehmen sowie Spitäler und Justizbehörden in der ganzen Schweiz.