Office Manager & Team Assistant (w/m/d)

Kienbaum ist das erste Beratungshaus Deutschlands und die einzige Personal- und Managementberatung europäischen Ursprungs. Als Familienunternehmen haben wir es uns zur Mission gemacht, Menschen und Organisationen eine Zukunft zu geben. Das tun wir international an 22 Standorten, wovon 8 in Deutschland sind. Gemeinsam mit unseren Kunden entfalten wir Potenziale von Menschen und Organisationen, um mit und an ihnen zu wachsen. Unsere Leistungen bündeln wir in sechs strategischen Geschäftsfeldern: Executive Search, Assessment Services, Leadership & Transformation, HR & Organization Transformation, Public Sector & Healthcare sowie Compensation & Performance Management.

Kienbaum – Leading by #WePowerment

Wer unsere Räumlichkeiten betritt, gewinnt innerhalb weniger Augenblicke einen Eindruck davon, wie wir arbeiten. Das gilt für unsere Kundschaft ebenso wie für Kandidatinnen und Kandidaten oder externe Partner. Wir suchen deshalb eine Persönlichkeit mit Hospitality-Mindset, die unseren Standort in Zürich zum Spiegelbild unseres Spirits macht – einen Ort, an dem Qualität, Verlässlichkeit und echte Gastgeberschaft täglich gelebt werden.

Wir beraten Unternehmen in wichtigen Fragestellungen und besetzen Schlüsselpositionen. Die Erwartungen unserer Kunden an uns sind hoch – und entsprechend hoch ist unser eigener Anspruch an Qualität und Service.
Dazu gehört eine Organisation, die mitdenkt, vorausschaut und auch dann verlässlich bleibt, wenn mehrere Themen gleichzeitig Aufmerksamkeit verlangen. Bei uns packt jeder selbst an, Statusdenken ist uns fremd. Der Standort Zürich aber liegt organisatorisch in Deiner Hand. Du hältst unserem Beratungsteam den Rücken frei und bekommst dafür den notwendigen Gestaltungsspielraum und die erforderlichen Mittel.

Für unseren Standort in Zürich suchen wir aktuell in Vollzeit einen Office Manager & Team Assistant (w/m/d) als Verstärkung!

Du bist die zentrale organisatorische Ansprechperson für unseren Standort Zürich und sorgst dafür, dass im Hintergrund alles funktioniert.

Verantwortung & Gestaltungsspielraum: Du übernimmst eine zentrale Rolle für unseren Zürcher Standort und kannst sichtbar beeinflussen, wie Kienbaum nach innen und außen erlebt wird.

Kurze Entscheidungswege: Flache Hierarchien und ein Umfeld, in dem gute Ideen nicht nur diskutiert, sondern umgesetzt werden.

• Du verantwortest das Erscheinungsbild, die Organisation und den Service in unserem Office.
• Du sorgst dafür, dass sich unsere Gäste vom Empfang bis zur Verabschiedung bestens betreut fühlen.
• Du koordinierst Besprechungsräume, Post, Lieferungen sowie zentrale Anfragen und behältst auch bei parallelen Anforderungen den Überblick.
• Du steuerst externe Partner (Gebäudebetreuung, IT-Support, Gärtner, Reinigungsservice, etc.), und stellst die Funktionsfähigkeit unserer Infrastruktur sicher.
• Du übernimmst Reise- und Spesenmanagement, Rechnungsstellung sowie Projektanlage in SAP und sorgst für weitere administrative Unterstützung des Teams. In unsere Systeme arbeiten wir Dich selbstverständlich ein.
• Du verwaltest Kundendaten in Salesforce (CRM) und SAP: Neue Kunden erfassen, Kontaktinfos aktualisieren, Projekte dokumentieren. Du sorgst dafür, dass beide Systeme aktuell sind – damit das Team schnell die richtigen Informationen hat.
• Du unterstützt unsere Marketing Managerin bei der Event-Organisation, der Kommunikation, der Aktualisierung der Webseite und bei weiteren standortbezogenen Marketingaktivitäten.

Die Position geht über klassische Administration hinaus. Wir möchten, dass Du unseren Standort aktiv mitgestaltest.

Team- und Kundenanlässe: Vom Sommerevent über das Weihnachtsessen bis zu exklusiven Kundenveranstaltungen – Du wirkst an Konzeption, Organisation und Durchführung mit und gestaltest Momente, in denen echte Beziehungen entstehen.

Empfangskultur: Wie ein Besuch bei Kienbaum Zürich erlebt wird, gestaltest Du mit – von der Vorbereitung über die Atmosphäre der Räume bis zur Bewirtung.

• Du bringst eine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung mit – gegenüber unserer Kundschaft ebenso wie gegenüber Deinem Team – und hast Freude daran, Verantwortung zu übernehmen.
• Eine abgeschlossene KV-Ausbildung, eine Hotelfachschule oder eine vergleichbare Laufbahn in Hotellerie, Gastronomie oder einem hochwertigen Dienstleistungsumfeld bietet dafür eine gute Grundlage.
• Quereinsteiger:innen aus der Hospitality sind ausdrücklich willkommen. Wer beispielsweise Front Office, Guest Relations oder Veranstaltungen kennt, bringt häufig genau die Haltung mit, auf die es uns ankommt.
• Darüber hinaus wünschen wir uns eine präzise und eigenständige Arbeitsweise und ein gutes Gespür für Prioritäten.
• Du bist sicher im Umgang mit MS Office und arbeitest Dich schnell in neue Systeme ein. Erfahrung mit CRM-, Datenbanksystemen oder SAP ist von Vorteil, aber keine Voraussetzung.
• Du kommunizierst stilsicher auf Deutsch. Diskretion, Loyalität und Verlässlichkeit sind für Dich selbstverständlich.

Du möchtest voll durchstarten, bist aber noch nicht in allen Job-Bereichen erfahren? Schon als Berufseinsteiger:in erwarten Dich bei uns branchenübergreifende Projekte und herausfordernde Aufgaben. Als Familienunternehmen legen wir viel Wert auf das Mit- und Füreinander – jede:r kann sich einbringen und wird gesehen. Wir sind stolz auf unseren außergewöhnlichen Teamspirit sowie eine lockere Arbeitsatmosphäre: Kolleginnen und Kollegen agieren auf Augenhöhe zwischen allen Leveln.

Wir fördern Dich nach Deinen individuellen Ansprüchen, damit Du Deine Fähigkeiten entwickeln und Deine Persönlichkeit entfalten kannst. Unsere Kienbaum AKademy bietet zahlreiche Trainings und Wissensangebote, um Deine Weiterentwicklung zu begleiten. So gelingt es uns, Professionalität mit Leidenschaft zu verbinden.

Deine Benefits bei Kienbaum:

Karrierebegleitendes Lernen durch unsere AKademy · Möglichkeit zum Sabbatical · Rabatte bei über 600 Marken · Sprachen lernen mit der Babbel App · Mobiles Arbeiten · Workation · Netzwerkveranstaltungen · Onboarding- und Mentoringprogramme · Betriebliche Altersvorsorge · Refer & Earn · nilo health

Wir freuen uns darauf, Dich kennenzulernen!

Bei Fragen wende Dich gerne an Kerima Pielhau unter +49 174 975 36 21.

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion / Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Kienbaum AG
Dufourstrasse 43 | 8008 Zürich | work.kienbaum.com