Executive Assistant Geschäftsführung & Verwaltungsrat

Über uns

Die Convalere AG ist ein seit 2013 etabliertes Dienstleistungsunternehmen im Sozial- und Integrationsbereich. Mit ca. 300 Mitarbeitenden an 14 Standorten begleitet und unterstützt Convalere Gemeinden, Kantone und weitere Auftraggeber mit praxisnahen, verlässlichen und wirkungsvollen Lösungen – von der Führung von Sozialdiensten über die Betreuung und Integration von Asylsuchenden und Flüchtlingen bis hin zu Förder-, Beschäftigungs- und Integrationsprogrammen.

Heute betreut das Unternehmen Mandate von rund 50 Gemeinden sowie zwei Kantonen. Unsere Vision ist ein moderner, schlanker und wirkungsvoller Sozialstaat, in dem öffentliche Mittel verantwortungsvoll eingesetzt und Menschen nachhaltig zu einem selbständigen Leben befähigt werden. Dabei verbinden wir fachliche Kompetenz mit unternehmerischem Denken, hoher Dienstleistungsorientierung und einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit mit Auftraggebern und Anspruchsgruppen.

Ihre Aufgaben

• Vorausschauende Organisation und Koordination des Arbeitsalltags der Geschäftsführung
• Planung, Priorisierung und laufende Pflege von Terminen, Kalendern und Zeitfenstern
• Koordination der Termine des Verwaltungsrats sowie Führung der Jahres- und Sitzungsplanung
• Inhaltliche und organisatorische Vorbereitung von Sitzungen der Geschäftsleitung und des Verwaltungsrats
• Erstellung von Traktandenlisten, Zusammenstellung der Sitzungsunterlagen und Sicherstellung einer rechtzeitigen Dokumentation
• Präzise Protokollierung von Sitzungen der Geschäftsleitung und des Verwaltungsrats
• Dokumentation und konsequente Nachverfolgung von Beschlüssen, Aufgaben, Fristen und Pendenzen
• Triage und Priorisierung eingehender E-Mails und Anfragen sowie Vorbereitung oder selbstständige Beantwortung von Korrespondenz
• Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen, Briefings, Präsentationen, Berichten und Managementinformationen
• Durchführung inhaltlicher Vorabklärungen und Recherchen zu betrieblichen, organisatorischen und strategischen Fragestellungen
• Koordination und verlässliche Kommunikation mit Abteilungsleitungen, internen Fachstellen, Behörden, Auftraggebern und weiteren externen Partnern
• Einholung relevanter Informationen bei internen Stakeholdern sowie strukturierte und verständliche Verdichtung für die Geschäftsführung
• Unterstützung bei der Vorbereitung und Umsetzung strategischer sowie bereichsübergreifender Projekte
• Übernahme eigener Koordinations- und Verbesserungsprojekte im Auftrag der Geschäftsführung
• Identifikation offener Punkte, Risiken und Entscheidungsbedarfe sowie frühzeitige Eskalation
• Professionelle Ablage und Verwaltung vertraulicher Führungs- und Verwaltungsratsunterlagen
• Gezielter Einsatz von KI für Recherchen, Zusammenfassungen, Korrespondenz, Sitzungsunterlagen, Analysen und effizientere Arbeitsabläufe
• Laufende Suche nach Möglichkeiten, die Geschäftsführung organisatorisch und inhaltlich zu entlasten und ihr die Konzentration auf die wesentlichen Führungsaufgaben zu ermöglichen

Ihr Profil

• Kaufmännische Ausbildung mit relevanter Weiterbildung oder Hochschulabschluss, beispielsweise in Betriebswirtschaft, Recht, Kommunikation, Public Management oder einem vergleichbaren Bereich
• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Assistenz der Geschäftsleitung, in einem Verwaltungsratssekretariat, PMO oder einer vergleichbaren Koordinationsfunktion
• Erfahrung in der Vorbereitung und Protokollierung von Geschäftsleitungs- oder Verwaltungsratssitzungen von Vorteil
• Ausgeprägtes Interesse an betrieblichen, organisatorischen und strategischen Zusammenhängen
• Fähigkeit, sich rasch in neue und komplexe Themen einzuarbeiten und die entscheidenden Punkte zu erkennen
• Sehr gute schriftliche und mündliche Deutschkenntnisse sowie ein präziser, adressatengerechter Schreibstil
• Hohe digitale Kompetenz und sicherer Umgang mit Microsoft 365
• Fundierte praktische Erfahrung mit KI-Anwendungen und ein reflektierter Umgang mit deren Möglichkeiten, Grenzen und Datenschutzanforderungen
• Ausgeprägte Organisations-, Priorisierungs- und Selbstmanagementkompetenz
• Vorausschauende Arbeitsweise und die Fähigkeit, Aufgaben selbstständig anzustossen und zuverlässig zum Abschluss zu bringen
• Diskretion, Loyalität und absolute Verlässlichkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Diplomatisches Geschick und gleichzeitig die notwendige Verbindlichkeit, um Informationen und Pendenzen bei unterschiedlichen Stakeholdern einzufordern
• Ruhe, Übersicht und Entscheidungsfähigkeit auch bei zahlreichen parallelen Themen und kurzfristigen Veränderungen
• Dienstleistungsorientierte, pragmatische und lösungsorientierte Persönlichkeit
• Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen und sich abhängig vom eigenen Profil schrittweise in eine weitergehende Chief-of-Staff-Funktion zu entwickeln

Warum wir?

• Eine zentrale Vertrauensfunktion in direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und dem Verwaltungsrat
• Ein aussergewöhnlich breiter Einblick in strategische, operative, personelle und finanzielle Unternehmensthemen
• Ein vielseitiges Aufgabengebiet mit hoher Eigenverantwortung und unmittelbarer Wirkung
• Die Möglichkeit, Führungs-, Entscheidungs- und Informationsprozesse aktiv mitzugestalten
• Ein dynamisches Unternehmen in einer bedeutenden Wachstums- und Entwicklungsphase
• Eine Arbeitsumgebung, in der Digitalisierung und der verantwortungsvolle Einsatz von KI ausdrücklich gefördert werden
• Eine langfristige Entwicklungsperspektive in Richtung Chief of Staff, abhängig von Erfahrung, Interesse und persönlicher Entwicklung
• Eine gesellschaftlich relevante Tätigkeit an der Schnittstelle zwischen öffentlichem Auftrag und unternehmerischer Verantwortung