Assistent*in

Dauerstelle

Amt für Städtebau

Für unsere Assistenz, welche aus einem Dreierteam besteht und in der Stabstelle «Parlamentarische Geschäfte & Support» angesiedelt ist, suchen wir ab sofort oder nach Vereinbarung eine motivierte und engagierte Persönlichkeit. Ein wesentlicher Teil der Aufgaben umfasst die Unterstützung des Eventmanagements.

• Sie unterstützen das Kommunikationsteam beim Eventmanagement. Dies umfasst die Unterstützung bei Planung und Durchführung verschiedener Veranstaltungen (Organisation von Räumen, Technik und Catering, Adressenbewirtschaftung, Versand von Kommunikationsmitteln und Einladungen, Koordination der Dienstleister am Veranstaltungsort, Begrüssung der Gäste etc.) sowie die Vorbereitung der monatlich stattfindenden Mitarbeitenden-Meetings.
• Sie unterstützen die Bereiche bei diversen administrativen Tätigkeiten (z.B. Bearbeiten von Anträgen und Verfügungen, Tätigen von Versänden, Terminumfragen und -koordination, Erstellung von Traktandenlisten und Sitzungsprotokollen, Unterstützung bei Veranstaltungen).
• Sie übernehmen betriebliche Supportaufgaben für das gesamte Amt (z.B. Bestellung Bürobedarfsmaterial, Sitzungszimmerunterhalt, Verteilung von Post, Reservation von Sitzungszimmern, Verleih und Unterhalt von Sitzungsmaterialien etc.).
• Sie übernehmen den Kundendienst für Externe und Interne (z.B. Empfang, Auskünfte, Telefon).

• Abgeschlossene kaufmännische oder gleichwertige Ausbildung
• Berufserfahrung in einer vergleichbaren administrativen Funktion
• Affinität zum Thema Eventmanagement
• Bereitschaft zur Anlassunterstützung vor Ort (Abendeinsätze) von Vorteil
• Hohe Dienstleistungsbereitschaft, Flexibilität, Belastbarkeit und Zuverlässigkeit auch in hektischen Situationen
• Organisationstalent sowie proaktive, selbständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise mit der Fähigkeit, Prioritäten richtig zu setzen
• Gute IT-Anwenderkenntnisse (insb. Outlook, OneNote, MS Teams)
• Sicherer mündlicher und schriftlicher Ausdruck sowie adressatengerechter Kommunikationsstil

Es erwartet Sie eine anspruchsvolle und vielseitige Tätigkeit. Wir legen Wert auf gute Zusammenarbeit: Vertrauen und die Anerkennung guter Leistungen sind uns wichtig. Wir schaffen ein Umfeld für neue Ideen und eigenverantwortliches Arbeiten. Attraktive Anstellungs- und Weiterbildungsbedingungen sowie ein zentral gelegener Arbeitsplatz in der Nähe des Hauptbahnhofs sind weitere Vorteile. Mit dem Prädikat «Familie UND Beruf» fördern wir die Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie die Chancengleichheit für Frauen und Männer.

Wir leben Vielfalt und Chancengleichheit und nutzen Unterschiede als Stärke, daher begrüssen wir alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Wir setzen uns für eine lebenswerte und urbane Stadt ein.

Im Amt für Städtebau planen wir heute das Zürich von morgen. Wir verweben die Geschichte der Stadt mit Zukunftsvisionen für lebenswerte Quartiere. Wir schaffen die Voraussetzungen dafür, dass Zürich sich verändern und wachsen kann. Hohe städtebauliche und architektonische Qualität ist unser Ziel.

Wir freuen uns auf Ihre komplette Online-Bewerbung. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an: Herr Philip Cohen, Bereichsleiter Entwicklung & Dienste, 044 412 27 94.

Informationen zum Amt für Städtebau finden Sie unter: www.stadt-zuerich.ch/afs.

Referenz-Nr.: 52188