Als Assistant to Vice President bist du eine zentrale Drehscheibe innerhalb des Geschäftsfelds. Du unterstützt die Leitung und das gesamte Führungsteam bei organisatorischen, administrativen und koordinativen Themen, sorgst für einen effizienten Informationsfluss und behältst Termine, Pendenzen und wichtige Aufgaben im Blick.
Dabei arbeitest du mit unterschiedlichen Organisationseinheiten, Führungskräften, Mitarbeitenden und externen Partnern zusammen. Neben klassischen Assistenzaufgaben übernimmst du kleinere Projekte und operative Themen und bringst dich aktiv bei der Weiterentwicklung von Abläufen ein.
Assistant to Vice President
80-100
Bern
Das kannst du bewegen
- Du unterstützt die Leitung und das Führungsteam bei organisatorischen, administrativen und koordinativen Aufgaben.
- Du koordinierst Termine, Sitzungen, Workshops und Geschäftsanlässe und stellst deren Vor- und Nachbereitung sicher.
- Du organisierst die Mail- und Kalenderführung, koordinierst Pendenzen und behältst Fristen im Blick.
- Du bereitest Präsentationen, Entscheidungsgrundlagen, Reports und weitere Managementunterlagen auf und führst Protokoll.
- Du koordinierst Informationen über verschiedene Organisationseinheiten hinweg und stellst einen effizienten Informationsfluss sicher.
- Du übernimmst operative Aufgaben in SAP, beispielsweise Auftragseröffnungen und die Bearbeitung von Geschäftsvorgängen.
- Du führst kleinere Projekte und übernimmst eigenständig Themen wie beispielsweise die Organisation von Schulungsprogrammen oder OE-Projekten.
- Du erkennst Verbesserungspotenziale und unterstützt bei der Weiterentwicklung administrativer Abläufe.
Das bringst du mit
Fachliche und technische Kenntnisse
- Du verfügst über eine kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Du bringst Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Koordinationsfunktion mit, idealerweise im ICT-Umfeld.
- Du hast idealerweise Erfahrung mit SAP, insbesondere in der Bearbeitung und Nachverfolgung von Bestellungen, Aufträgen, Rechnungen und Kostenstellen.
- Du verfügst über gute Kenntnisse in Microsoft 365 sowie im Umgang mit digitalen Dokumentenmanagement- und Kollaborationstools.
- Du bist erfahren in der Datenaufbereitung, im Reporting sowie im Termin-, Aufgaben- und Pendenzenmanagement.
Organisatorische und methodische Kompetenzen- Du bist ein Organisationstalent und arbeitest selbstständig, strukturiert und prioritätenorientiert.
- Du kannst komplexe Informationen aus verschiedenen Quellen zusammenführen und adressatengerecht aufbereiten.
- Du organisierst Sitzungen, Workshops und Veranstaltungen selbstständig und erkennst Verbesserungspotenzial in administrativen Prozessen.
- Du verfügst über eine rasche Auffassungsgabe und gehst sicher mit vertraulichen und strategisch relevanten Informationen um.
Kommunikation- Du verfügst über sehr gute mündliche und schriftliche Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse; Französischkenntnisse sind von Vorteil.
- Du kommunizierst stilsicher auf unterschiedlichen Hierarchiestufen und trittst gegenüber Führungskräften, internen Fachstellen und externen Partnern professionell auf.
- Du zeichnest dich durch eine ausgeprägte Dienstleistungs- und Kundenorientierung aus.
Persönliche Kompetenzen- Du bist vertrauenswürdig, diskret und integer.
- Du arbeitest selbstständig, ergreifst Eigeninitiative und bist zuverlässig.
- Du bist eine strukturierte, lösungsorientierte und aufgestellte Persönlichkeit.
Erfüllst du nicht alle Voraussetzungen hundertprozentig? Bewirb dich trotzdem. Wir sind stets auf der Suche nach talentierten und motivierten Personen, die unser Team bereichern möchten. Wir legen grossen Wert auf Vielfalt und Chancengleichheit und unser Ziel ist es, ein vielfältiges Team aufzubauen, in dem alle ihre persönlichen Stärken voll entfalten können. Wir ermutigen insbesondere alle Personen, unabhängig von ihrem Geschlecht, die möglicherweise Bedenken haben, eine Stelle in einem armeenahen Umfeld anzunehmen, sich zu bewerben.
Über den Bereich
Das Business Segment Computing, Communication Solutions & Products (CCSP) verantwortet vielfältige Kommunikationslösungen für die Schweizer Armee. Dazu gehören Integrationsprojekte, Eigenprodukte wie ERSA IMFS und TTEL, Service Level Agreements sowie das Handelsgeschäft Polycom. Weitere Schwerpunkte liegen bei Akku-Energie und Mini-Drohnen.
Deine Vorteile
Lohn und Nebenleistungen
Wir legen grossen Wert darauf, dass unsere Mitarbeitenden ein gesundes Gleichgewicht zwischen Beruf und Privatleben finden. Darum bieten wir unter anderem flexible Arbeitszeiten und Homeoffice-Optionen an.
Wir bieten dir ein leistungsorientiertes- und marktgerechtes Salär, 13 Monatslöhne sowie grosszügige Prämien- und Zulagen. Zusammen mit weiteren Nebenleistungen ergibt sich daraus ein attraktives Gesamtpaket.
Flexibles Arbeiten
Vergünstigungen
Bei RUAG profitierst du von Vergünstigungen in den Bereichen Mobilität und Verpflegung. Zudem profitierst du auf unserem Benefit-Portal von attraktiven Angeboten und hast Flottenrabatte bei verschiedenen renommierten Automarken.
Aufstiegs- und Weiterbildungsmöglichkeiten
Das Potenzial unserer Mitarbeitenden zu fördern und zu entfalten ist uns wichtig. Durch Schulungen, Kurse und Weiterbildungen unterstützen wir sie dabei, ihre Fähigkeiten kontinuierlich auszubauen um ihre beruflichen Ziele zu erreichen.
Freizeitangebote
Unsere Mitarbeitenden liegen uns am Herzen. Deshalb schenken wir ihnen zum Geburtstag einen freien Tag, bieten ein vielfältiges Sportangebot und die Möglichkeit, ergänzend zum jährlichen Ferienguthaben zusätzliche freie Tage gegen Lohnabzug zu beziehen.
Deine Ansprechperson
Lars Thomann
Talent Acquisition Specialist
lars.thomann@ruag.ch