Zur Unterstützung unserer Geschäftsleitung suchen wir eine erfahrene, diskrete und zuverlässige Persönlichkeit. In dieser vielseitigen Vertrauensfunktion arbeiten Sie eng mit dem GL-Team zusammen und tragen wesentlich zu einem reibungslosen, gut organisierten Tagesgeschäft bei.
Ihre Aufgaben
Unterstützung der Geschäftsleitung und des Verwaltungsrats
- Termin-, Reise- und Meeting Management für den CEO und die Geschäftsleitung
- Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Geschäftsleitungs- und Verwaltungsratssitzungen
- Protokollführung, Aktennotizen und Memos
- Bearbeitung von Handelsregistermutationen
- Administrative Unterstützung der Mitglieder der Geschäftsleitung in allen Bereichen
Kommunikation und Koordination
- E-Mail-Management, inkl. Priorisierung und Nachverfolgung von Pendenzen
- Erstellung von Korrespondenz, Präsentationen und Unterlagen in Deutsch, Englisch und Französisch
- Schnittstellenfunktion zu internen und externen Anspruchsgruppen
- Unterstützung bei der internen Kommunikation
Organisation und Office Management
- Organisation von Meetings, Telefon- und Videokonferenzen
- Allgemeines Office Management (Besucherempfang, Konferenzräume, Catering, Logistik)
- Organisation interner und externer Veranstaltungen
Dokumentation und Administration
- Dokumentenmanagement sowie Pflege der digitalen und physischen Ablage der
Geschäftsleitung - Aufbau und Pflege strukturierter Ablagesysteme
- Bearbeitung von Rechnungsanweisungen, Spesenmanagement und Belegeinreichungen
Projekte, E-Learning und Nachhaltigkeit
- Unterstützung beim Ausrollen und Verwalten von E-Learnings (z. B. Compliance, Arbeitssicherheit usw.)
- Mitarbeit bei Nachhaltigkeitsthemen und der Umsetzung interner Massnahmen
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Weiterbildung als Direktionsassistenz, Digital Office Management oder einer vergleichbaren Qualifikation
- Mindestens fünf Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion, vorzugsweise in einem KMU
- Sehr gute Deutsch-, Französisch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit MS Office 365 sowie digitalen Tools (z. B. Teams, SharePoint, OneNote)
- Hohe Vertrauenswürdigkeit, Diskretion und Loyalität im Umgang mit sensiblen Informationen
- Strukturierte, selbständige und proaktive Arbeitsweise
- Dienstleistungsorientierte, pragmatische Persönlichkeit mit Freude an der Zusammenarbeit mit Führungsgremien
- Organisationstalent, Präzision und Zuverlässigkeit runden das Profil ab
Das bieten wir Ihnen
- Verantwortungsvolle Vertrauensposition mit enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung
- Kurze Entscheidungswege und Open-Door-Kultur" – pragmatisch, direkt und unkompliziert
- Modernes Arbeitsumfeld in Buchs ZH inkl. Homeoffice nach Absprache mit dem VG
- Wertschätzende, professionelle Arbeitsatmosphäre
Bewerbungsinformationen
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung über unser Online-Bewerbungstool. Werden Sie Teil unseres Teams und gestalten Sie mit uns die Zukunft der mobilen Sanitärlösungen in der Schweiz!