Assistant(e) de direction / gestionnaire en bureau d’architectes.
Vous jouez un rôle clé au cœur du fonctionnement de notre bureau d’architectes, par votre participation au lancement de projets et de nouvelles structures.
Nous recherchons un(e) assistant(e) de direction / gestionnaire motivé(e) capable de travailler en lien direct avec la direction et de centraliser le suivi administratif de plusieurs structures.
Vous occuperez une fonction transversale et serez le point de liaison entre la direction, la fiduciaire, les avocats, les assurances, les banques, les salariés, les responsables de pôle et les chefs de projet.
Nous souhaitons avant tout une personne organisée, rigoureuse, réactive et autonome, capable d’esprit d’initiative, d’identifier les urgences, et de s’assurer que les différents dossiers avancent dans les délais.
Vos missions
1. Point de contact principal de la fiduciaire.
- Centraliser, classer et transmettre chaque mois l’ensemble des éléments nécessaires à la fiduciaire (TVA, impôts, charges sociales, factures, justificatifs…) ;
- Suivre et payer les notes de frais ;
- Assurer le suivi des demandes du bureau et leur bonne résolution.
2. Pôle administratif
- Gestion du pôle administratif : 1 collaboratrice
- Remplir et tenir à jour le tableau de suivi mensuel des chiffres, de la trésorerie, de la facturation ;
- Créer et émettre les factures selon les éléments validés ;
- Conserver et classer les contrats ;
- Gérer la base documentaire.
3. Banques et trésorerie
- Identifier les mouvements inhabituels et alerter immédiatement la direction ;
- Rechercher les justificatifs correspondant aux opérations ;
- Préparer les virements pour validation par la direction.
4. Ressources humaines
- Être le point de convergence administrative des salariés et des responsables et répondre aux demandes d’information ;
- Collecter les variables de paie : absences, congés, primes,… ;
- Réaliser les paies des 25 collaborateurs avec le support de la fiduciaire ;
- Suivre les heures des collaborateurs, gestion des heures supplémentaires ;
- Suivre arrivée / départ des collaborateurs, les périodes d’essai, centraliser les documents nécessaires aux embauches ;
- Tenir les dossiers individuels des salariés : conserver les contrats de travail et documents RH ;
- Effectuer les démarches auprès de la SUVA, l’assurance-maladie…et suivre les dossiers.
L’objectif est de disposer en permanence d’une vision claire de la situation administrative et d’anticiper les éventuels obstacles.
5.Coordination générale
- Centraliser les informations provenant de la direction et des responsables de pôle ;
- Redistribuer les demandes aux bons interlocuteurs ;
- Préparer des synthèses et rapports pour la direction : recherches documentaires… ;
- Préparer et tenir à jour les différents tableaux de suivi ;
- Tenir un calendrier des échéances importantes ;
- Relancer les salariés, responsables, fournisseurs, banques, fiduciaire, assureurs et avocats ;
- Préparer les dossiers et éléments nécessaires aux rendez-vous et diverses réunions (banques, avocats fiduciaire, assurances… ) ;
- Suivre les actions décidées après chaque rendez-vous ;
- Conserver et organiser les documents confidentiels et dossiers importants ;
- Identifier les urgences et les faire remonter rapidement à la direction ;
- Faire régulièrement un point à la direction concernant les échéances, blocages, impayés, contentieux et actions en attente.
Profil recherché
Nous recherchons une personne ayant idéalement une expérience confirmée dans un poste similaire en assistanat de direction, gestion administrative, comptabilité ou gestion de PME. (Le secteur du bâtiment ou de l’architecture serait un plus)
De formation administrative (brevet fédéral d’assistante de direction ou gestionnaire de PME ou formation supérieure jugée équivalente), vous devez être particulièrement à l’aise avec :
- L’organisation et le suivi de plusieurs dossiers simultanément : capacité à gérer les priorités et à travailler en équipe ;
- La rigueur, la précision et le sens de l’organisation ;
- Les outils bureautiques (Microsoft Office) et tableaux de suivi ;
- Une excellente maîtrise du français, aisance rédactionnelle ;
- Un bon sens du contact : échanges avec les administrations, la fiduciaire,… ;
- Le goût du travail collaboratif et le sens du service ;
- Le suivi administratif RH ;
- La gestion et le classement documentaire ;
- Les relances et le respect des échéances ;
- L’allemand est un plus.
Au-delà des compétences techniques, nous souhiatons une personne motivée ayant la volonté d’apprendre, fiable, structurée, autonome, réactive et extrêmement rigoureuse.
Vous devez être capable de repérer une anomalie ou une urgence et de la faire remonter à la direction sans attendre tout en étant force de proposition.
La confidentialité est indispensable compte tenu de la nature des informations financières, sociales, bancaires et juridiques auxquelles vous aurez accès.
Pourquoi nous rejoindre ?
- Vous évoluerez dans une structure à taille humaine, où les idées, la proactivité et les initiatives sont valorisées.
- Vous participerez à des projets variés et stimulants.
- Vous intégrerez une équipe dynamique, conviviale et passionnée
Intéressé(e) ? envoyez-nous votre candidature (cv + lettre de motivation) — nous avons hâte de vous rencontrer !