Die Heliobus AG widmet sich seit zwei Jahrzehnten der Mission, Innenräume mit ausreichend Tageslicht zu versorgen. Durch innovative Lösungen bringen wir auf intelligente Weise Lebensenergie in dunkle, gefangene Räume, Untergeschosse und unterirdische Infrastrukturen.
Wir suchen eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung (m/w), um unser Team zu stärken. In dieser Position werden Sie eine Schlüsselrolle bei der Unterstützung der Geschäftsführung übernehmen und Verantwortung für verschiedene, länderübergreifende, administrative Aufgaben sowie die Koordination von Abläufen innerhalb des Unternehmens tragen.
Ihre Aufgaben:
- Selbstständige Durchführung und Koordination aller administrativen Aufgaben im Hintergrund
- Mehrsprachige Korrespondenz, Präsentationen und anderen Dokumenten (DE, EN) FR, IT von Vorteil
- Systematische Analyse und Optimierung der Backoffice Prozesse
- Zeitplanung, Budgetierung und Controlling der eigenen Projekte
- Verantwortung Qualitätssicherung im Bereich Adressverwaltung (ERP/CRM)
- Teilnahme an GL-Sitzungen inkl. Protokollierung und Pendenzenmanagement
- Mithilfe bei Organisation und Koordination von Messen, Meetings, Firmenevents und Veranstaltungen
- Proaktives Management von Terminen, Reisen und Besprechungen für die Geschäftsleitung
- Übernahme von Recherchetätigkeiten und eigenständige Aufbereitung von Informationen
- Unterstützung von Marketingaktivitäten
Das bringen Sie mit:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildungen oder Bachelorabschluss BWL
- Erfahrung als Executive Assistant & Leiterin Backoffice mit disziplinarischer und fachlicher Führung
- Berufserfahrung in einem internationalen Umfeld
- Kompetentes und gewinnendes Auftreten mit sehr guten Kommunikationsfähigkeiten
- Sehr gute, mehrsprachige und kreative Ausdrucksweise in Wort und Schrift (DE, EN) FR,IT von Vorteil
- Flexible, serviceorientierte und teamfähige Persönlichkeit
- Selbstständige, exakte und zuverlässige Arbeitsweise
- Vernetzt denkend, proaktiv mit- und vorausdenkend
- Sehr gute Kenntnisse der MS-Office Programme
- Kenntnisse und Erfahrung im Bereich Marketing / Digital Marketing oder Kommunikation
- Kenntnisse und Erfahrung im Social Media Content-Marketing (Instagram, LinkedIn, Pinterest, YouTube)
- Kenntnisse im Bereich Suchmaschinenoptimierung SEO, Google Ads von Vorteil
- IT-Affinität und Erfahrung mit CRM/ERP Tools
Wir bieten:
- Ein kleines, motiviertes Team mit kurzen Entscheidungswegen
- Abwechslungsreiche Aufgaben und Raum für Eigeninitiative
- Einen wertschätzenden und unkomplizierten Umgang miteinander
- Vertrauen, Selbstständigkeit und die Möglichkeit, etwas zu bewegen
- Eine langfristige Perspektive in unserem Unternehmen
Senden Sie uns bitte Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen hier.
Wir freuen uns darauf, Sie näher kennenzulernen