Collaborateur/trice administratif/ve au service Contrôle des habitants / Administrative/r Mitarbeiter/in im Bereich Einwohnerkontrolle
Afin de renforcer notre service du contrôle des habitants, nous recherchons un-e collaborateur·trice administratif/ve (80%). La personne gère toutes les demandes et dossiers liés au contrôle des habitants dont le but est de fournir aux autorités et aux administrations publiques les renseignements de base dont elles ont besoin, y compris à des fins statistiques, au sujet des personnes établies ou en séjour. Elle assure à différents niveaux de responsabilité et d'autonomie des tâches administratives.
À la croisée des cultures francophone et germanophone, la commune de Courtepin accueille volontiers les candidatures en français ou en allemand (maitrise d'une des deux langues comme langue maternelle et bonnes connaissances de l'autre langue).
Conditions d’engagement
Contrat de travail de durée déterminée de 6 mois, pouvant déboucher sur un contrat de durée indéterminée.
Vos principales missions
- Assurer l’accueil au guichet
- Traiter le courrier et rédiger la correspondance liée à son domaine de fonction
- Effectuer toutes les mutations (arrivées, départs, mariages, naissances, divorces, changement d’adresse, etc...)
- Tenir à jour tous les documents et dossiers pour le contrôle des habitants et des étrangers
- Gérer les demandes de renseignements, conseils et informations divers, dans le respect de la loi sur la protection des données, de permis de séjour, de renouvellement de permis et d’attestations d’établissement de séjour
- Être la personne de référence auprès de la police des étrangers
- Saisir les données statistiques pour l’OFS et pour le SPoMi
- Saisir toutes les informations nécessaires pour tenir à jour le registre des bâtiments et des logements (RegBL)
- Tenir à jour le registre des chiens, y.c. la plateforme « Amicus »
- Tenir à jour le registre électoral et organiser tout le processus des votations et des élections (fédérales, cantonales, communales)
- Exécuter des prestations par délégation de manière autonome et prendre des décisions dans des processus standardisés de son domaine d’activité
- Analyser les demandes et proposer des solutions à la supérieure hiérarchique
- Participer à des séances, prendre et rédiger les procès-verbaux à la demande du supérieur
- Rédiger du courrier à la demande du supérieur
- Soutenir les autres services, si besoin
- Participer à la formation des apprentis
- Exécuter toutes tâches non décrites dans ce cahier des charges qui se révèleraient nécessaires pour les besoins du service
Votre profil
- Expérience dans un service de contrôle des habitants
- Formation en administration ou de commerce au niveau CFC (ou formation jugée équivalente)
- Connaissance de deux langues officielles (français, allemand) avec une bonne capacité rédactionnelle dans l’une des deux langues
- Maîtrise des logiciels Microsoft Office
- Consciencieux- ieuse et discrèt-e
- Capacité à travailler de manière indépendante et en équipe
- Disponibilité et flexibilité dans les horaires de travail (y compris les jours de votation)
- Sens des responsabilités